DÉCLARATION SUR LA PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE

À l’Ordre des éducatrices et des éducateurs de la petite enfance (l’« Ordre »), nous nous engageons à protéger votre vie privée et à garantir la confidentialité de vos renseignements personnels.

Cette Déclaration sur la protection de la vie privée vise à résumer les types de renseignements personnels que l’Ordre (« nous ») recueille, utilise et divulgue. Elle explique brièvement comment nous divulguons ces informations et comment vous pouvez y apporter des corrections. Pour obtenir la description complète de la façon dont nous recueillons, utilisons et divulguons les renseignements personnels, veuillez consulter la Politique de confidentialité de l’Ordre accessible ici : Politique de confidentialité.

Les activités de réglementation de l’Ordre ne sont pas de nature commerciale. Par conséquent, dans l’exécution de ses obligations réglementaires, ce dernier n’est pas soumis aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (loi fédérale). L’Ordre a volontairement adopté cette Déclaration sur la protection de la vie privée afin d’offrir un mécanisme volontaire visant à protéger les droits à la protection des renseignements personnels des individus impliqués dans les activités de l’Ordre, et ce, tout en lui permettant de s’acquitter du mandat que lui confère la Loi sur les éducatrices et les éducateurs de la petite enfance.

1. Qu’entend-on par « renseignements personnels »?

Les renseignements personnels correspondent à toutes les informations relatives à une personne identifiable, à l’exclusion de son nom, de son titre ou de son adresse ou numéro de téléphone professionnels.

2. Comment vos renseignements personnels sont-ils recueillis?

Vos renseignements personnels peuvent être recueillis directement auprès de vous ou de tierces parties, lorsque nous (ou ces tierces parties) avons obtenu votre consentement ou quand la loi nous l’autorise ou l’exige.

3. Comment vos renseignements personnels sont-ils conservés?

L’Ordre veille à ce que tout renseignement personnel soit conservé dans des fichiers électroniques ou des dossiers physiques sécurisés. Ces mesures consistent notamment à restreindre l’accès aux renseignements personnels aux seuls membres du personnel autorisés et à s’assurer que les dossiers physiques sont mis sous clé. L’Ordre prend toutes les mesures raisonnables pour protéger les renseignements personnels qu’il détient contre toute utilisation ou divulgation non autorisée, y compris lorsque ces derniers sont conservés par un tiers. Ces tierces parties peuvent se situer à l’extérieur du Canada. Lorsque les renseignements personnels se trouvent dans un autre pays ou territoire, les forces de l’ordre et de sécurité nationale du pays ou territoire en question sont susceptibles d’y accéder.

4. Comment vos renseignements personnels sont-ils utilisés et divulgués?

L’Ordre recueille, utilise et divulgue des renseignements personnels aux fins de bonne administration et d’application de la Loi de 2007 sur les éducatrices et les éducateurs de la petite enfance ainsi qu’à des fins réglementaires.

5. Comment assurons-nous la confidentialité de vos renseignements personnels quand nous avons affaire à des tiers?

Nous veillons à ce que toutes les tierces parties engagées en vue de fournir des services en notre nom – et à qui nous avons transmis des renseignements personnels – s’engagent contractuellement à respecter l’intention de la politique de confidentialité de l’Ordre et ses protocoles.

6. Combien de temps vos renseignements personnels seront-ils utilisés, divulgués ou conservés?

Vos renseignements personnels seront utilisés, divulgués ou conservés aussi longtemps que nécessaire, afin de permettre à l’Ordre de respecter ses engagements pour lesquels ces informations ont été recueillies, si la loi l’autorise ou l’exige.

7. Quelles mesures de protection ont été mises en place pour protéger vos renseignements personnels?

L’Ordre prend des mesures raisonnables pour s’assurer que les renseignements personnels qu’il détient sont protégés contre la perte, le vol ou toute utilisation abusive. De plus, nos employés sont formés à recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels seulement lorsque cela est nécessaire, afin de s’acquitter de leurs tâches et conformément à notre politique de confidentialité.

8. Comment pouvez-vous accéder aux renseignements personnels que nous avons recueillis, utilisés ou divulgués?

Lorsque l’Ordre détient des renseignements personnels sur un individu, il peut, sur demande écrite, lui en autoriser l’accès, à moins que cela puisse raisonnablement interférer avec l’administration ou la mise en application de la Loi de 2007 sur les éducatrices et les éducateurs de la petite enfance ou qu’il soit impossible pour l’Ordre de récupérer ces informations.

9. Comment savoir si les renseignements personnels que nous détenons sont exacts?

Dans la mesure du possible, nous nous assurerons que les renseignements personnels détenus sont exacts, complets et à jour. Les membres sont responsables de fournir à l’Ordre des renseignements exacts et de l’aviser rapidement en cas de changement.

10. Comment les erreurs seront-elles corrigées?

Si vous pensez que les renseignements personnels que nous avons recueillis sont inexacts ou incomplets, vous pouvez demander à les faire corriger. Si vous démontrez que les renseignements personnels vous concernant et figurant à nos dossiers sont inexacts ou incomplets, nous les corrigerons et, s’il y a lieu, nous en aviserons les personnes à qui ces renseignements ont été divulgués.

11. Comment prenez-vous contact avec nous concernant l’accès à vos renseignements personnels ou nos pratiques en matière de protection de notre vie privée?

Tout commentaire, question ou plainte concernant vos renseignements personnels, à cette Déclaration sur la protection de la vie privée, à notre Politique de confidentialité ou à nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels doit être adressée à notre responsable de la protection de la vie privée à l’adresse de courriel suivante : sharonv@ordre-epe.ca